一个让我崩溃的会展项目：甲方提出要求后，自己都觉得不靠谱

这里我挑选其中1个典型的会议服务来说说服务的难点：

展品专家评审会

这是整个展览前期最后一个重要会议。就是将已经遴选出来的展商所报展品进行现场评审，由专家论证其展品是否符合jun方采购需求，现场调整，展商需要带着自己的展品信息（光盘）来现场汇报。

jun方提前三天通知我们召开专家评审会。300多家展商，每家展商有3—5个展出展品需要现场评审，要在三天内完成，而且是一家一家地汇报。根据展商的分类需要准备50个会议室同时进行，展商则来自全国各地。

这就意味着我们需要找一个能够拥有50个会议室的场地，同时接待所有展商和专家。您可能会说，随便找个展馆搭建50个小会议室不就行了？

别急，必须是jun队系统的酒店，也就是说所有您所知道的地方酒店、会场、展馆都不能用。

是不是很崩溃？那么我们是如何操作的呢？

第一：通知制作

别看就给我们三天时间，但是一点都不能马虎，需要两类通知，一类是通知展商的，另一类是通知有关专家和jun队系统内部的，通知+邀请函。

第二：展商通知

接到“命令”后，草拟会议通知，电话通知所有展商。

您说不是有“军采通”吗？群发消息不行吗？

不行。因为每家所要求的东西不一样，并且发送通知后还需要收取回执，最重要的是需要将展商的展品信息提前收集，制作成电子表单现场给到专家。

是的，这些所有的工作只有不到3天时间，而我们只有五六个人，只有不停地打电话，然后展商将光盘寄送给我们，我们再进行统计。

我们只能分阶段进行，保证当天会议的进程，这边开着会，同时我们还在统计第二天所用的展品信息，确保明天参会的评审专家能拿到资料。

第三：场地筛选

这个几乎是不可能实现的，全北京也找不出一家酒店能同时拥有50个会议室，还要连续用三天。

当然要求也不高，一间会议室配备两台笔记本、一台投影或电视、一套打印机、光盘及刻录机，容纳5—15人不等，大部分都是5—7人即可。

做过会议服务的都能看出来这有多难，哪里去找这样的酒店，还必须是军队系统的。

当然了，办法总比困难多。

首先我找到了一家比较大的酒店，本身就有10个大中小会议室，全部拿下，然后将酒店所有的包间、套房进行改造，撤掉原有家具，换上简易的会议家具和会议设备。

光电脑就租了100多台，之后每间临时“会议室”门上贴上会议室名称编号，每个楼层制作易拉宝指引，会议室门口设置等候区，供展商休息，每间会议室配备1名接待人员。

这是一个花园式酒店，很大，客房非常分散，这就需要制作很多外围的路引并安排引领，所有工作人员大概用了150人左右吧。

第四：任务排期

将每个展商到会时间点进行细分，分别通知展商按点到达，早了没地方，晚了可能错过评审，并且要求按照分配的时间进行汇报，不能超时，否则三天根本不够用。

第五：信息统计

评审后的信息统计，难点在于当时工厂制作已经接近尾声，并且部分已经进馆。

前文说到，展品展项展具都是一一对应，这边调整了，设计就要调整，工厂就要重新制作，已经做出来的就报废了，时间和成本都面临很大的压力，没别的办法，只能赶。